Automatiser le traitement des factures fournisseurs avec l’IA

Aujourd’hui

Le processus manuel typique

• Réception des factures par email, portail ou courrier numérisé
• Lecture et ressaisie manuelle des montants, dates, références et lignes
• Recherche de la commande ou du contrat correspondant
• Saisie dans l’ERP ou l’outil comptable, puis circuit de validation
• Relances et corrections quand une information manque

Avec un système IA

Ce que le système automatise

• Extraction des données de la facture, quel que soit le format du fournisseur
• Rapprochement automatique avec les commandes, contrats ou bons de livraison
• Pré-saisie dans l’ERP avec les comptes et les centres de coût habituels
• Détection des écarts : montant, quantité, fournisseur inconnu, doublon
• File de validation qui ne présente à l’humain que les cas à trancher

Validation humaine

Ce qui reste décidé par une personne

• Validation des factures hors tolérance ou sans commande associée
• Décision sur les fournisseurs nouveaux ou les écarts de prix
• Approbation finale selon les seuils de délégation en vigueur

Le système présente les cas à trancher avec les informations utiles et enregistre la décision. Il ne remplace pas la responsabilité de l’opérateur, il lui évite les tâches sans valeur de décision.

Mesure

Comment mesurer le gain, avant et après

Avant la réalisation, nous relevons la baseline, c’est-à-dire la situation de départ, sur un échantillon représentatif. Après la mise en production, les mêmes indicateurs sont comparés sur le même type de cas. Aucun gain n’est annoncé avant cette mesure.

• Temps de traitement moyen par facture, avant et après
• Part des factures traitées sans intervention humaine
• Taux d’exceptions et leur motif
• Délai entre réception et validation
• Nombre d’erreurs de saisie détectées en aval